Крізь терни до диджиталу: як цифровізується Лозуватська громада

Всім привіт!

Давно не бачились на сторінка цього сайту. Якщо є відвідувачі з інших країн, то нагадаю, що в моїй країні вже майже два роки триває кривава війна. Україна бореться, вистояла та переможе. 

Разом з тим, поки захисники та захисниці боронять нашу землю кожен з нас в тилу має робити максимально все що може для підтримки економіки та комфорту, як на фронті так і в тилу.

Станом на зараз я займаю посаду CDTO в Лозуватській сільській раді в Дніпропетровській області. Загалом, мій напрямок це цифровізація процесів і загалом трафнсформація моєї громади. Що воно таке розповів порталу Простір в рамках участі в програмі Громада 4.0. 

Дуже вдячний їм за можливість поділитися думками!

Оригінал статті на порталі prostir.ua, авторка матеріалу Яніна Шабанова.

Вектор на цифровізацію Лозуватська громада Дніпропетровської області обрала усього декілька років тому, але значні трансформації відбуваються вже зараз. Цієї весни громада стала учасницею програми «Громада 4.0», де працює над інструментом диджитал-панелі керівника. Ми поговорили із Ігорем Петренком, начальником відділу цифрових трансформацій Лозуватської сільської громади про інноваційні кроки, успіхи та виклики на шляху до цифрового майбутньог

Ігорю, перед тим, як поговорити про досягнення цифровізації громади, давайте розкриємо ваш професійний шлях. Зараз ви обіймаєте посаду начальника відділу цифрових трансформацій Лозуватської сільської громади. Чим ви займалися до цього і яке місце у вашій діяльності посідали питання цифровізації?

З 2012 по 2020 рік включно я здобував освіту за напрямком електрики в Українському політехнічному технікумі та Криворізькому національному університеті. Насправді, напрям там звучить довше та більш вузько, проте для всіх я просто електрик (посміхається). Ще раніше, десь у 2012 році, я захопився створенням свого сайту, з часом почав вести блог на цю тему. Паралельно створював та наповнював декілька сайтів за іншими темами. Один з них був про Лозуватську громаду. Про створення такого сайту та сторінок в соцмережах я довго не роздумував, бо інформації про мій рідний край майже не було де читати ні офіційно, ні в соцмережах, тому вирішив взяти цю справу у свої руки. 

В кінці навчання, 2018-2020 роках, маючи досвід в адмініструванні сайтів та їхньому наповнення, ми разом з моїм другом Олександром допомагали нашому спільному знайомому оцифрувати його бізнес, а саме перевести купу блокнотів з записами про клієнтів та товар, який оновлюється щотижня, в диджитал. Олександр займався технічною частиною, а я візією. Це мій перший досвід, коли я переконував людину застосувати цифрові рішення (навіть таблиця в «екселі», то для малого бізнесу серйозна цифровізація). Частково мені це вдалося, ми мали робочі плани на 2020 рік, але тоді всіх зненацька застав COVID-19. Це суттєво змінило пріоритети в компанії, та зараз, наскільки я знаю, той бізнес живе, рішення тогочасні прижилися.  Тож ще тоді я відчув, як найпростіші цифрові рішення спрощують життя.

Перейдемо до цифрового шляху Лозуватської громади. На офіційному сайті можна одразу побачити розділ «Е-Лозуватка», що наповнений доволі великим переліком диджитал-послуг. Розкажіть, будь ласка, як розпочиналась цифровізація громади? 

Насправді, все починається з мрії. В мене, як простого мешканця, була одна мрія — зручні і зрозумілі вебсайт сільської ради та сторінка у фейсбуці. Враховуючи що мова йде про 2019 рік, коли почалося формування візії цифрової держави на рівні Президента України Володимира Зеленського і його «диджитал правої руки» Михайла Федорова, то тоді ця мрія мені прямо боліла. 

Фактично, всі активності почалися з грудня 2020 року, після обрання Віталія Яценка новим Лозуватським сільським головою і приходу його команди, в яку я також входив. Мені імпонує, що наш керівник мудрий, не консервативний і сучасний. Це дозволяє йому з легкістю делегувати вирішення багатьох питань в різних сферах на людей які мають трохи більше професійних знань та навичок. Крім того, він активно підтримує процеси цифровізації, що стало моїм карт-бланшем в роботі. 

 Ми почали із впровадження електронного документообігу для вхідної і вихідної кореспонденції, звернень громадян та запитів на інформацію. На початку було важко: рукописні журнали, роздруківка листів кожному із завізованих працівників (лист може бути на декількох відповідальних осіб, і кожному потрібний свій екземпляр). Деякі колеги швидко адаптувалися і зрозуміли користь, інші — ні. Переваги стали помітні приблизно за шість місяців: зменшення кількості паперу, пришвидшення надходження листів  до виконавців, легкий цифровий пошук в архіві. Зараз можна оперувати цими перевагами, які вже є не просто словами.

І, звичайно ж, запустили новий сучасний сайт сільської ради. Разом з колегами ми визначили, які дані треба для сайту. Спочатку це був розділ новин та сторінка з контактами. Відразу ж було розроблено форму для зворотнього зв’язку з головою, звідки листи приходили на пошту сільської ради. Трохи згодом почали додавати розпорядчі документи в розділ «Рішення ради». Окрім того, розробили і почали наповнювати інформацією розділ про установи та підприємства громади. Загалом, за сайт дякуємо Департаменту цифрової трансформації, інформаційних технологій та електронного урядування Дніпровської ОДА. Саме на потужностях області розташований і наш документообіг, і портал сільської ради. Це полегшує життя в плані бюджету, адже для нас ці послуги безкоштовні, і в плані кібербезпеки, бо з ресурсами працюють найкращі фахівці регіону.

Які з існуючих цифрових інструментів є найпопулярнішими серед населення? 

Електронне звернення до голови громади, сплата податків онлайн та е-черга в ЦНАП. Почну з останнього — електронна черга в ЦНАП є дуже популярною серед юридичних осіб. Впроваджуючи цей інструмент, я чітко розумів, що, виходячи з типу населення нашої громади, вона не буде настільки популярною як в містах. Більше того, є смішний випадок, коли людина в коментарях зазначила як недолік те, що в нас все по запису. По-перше, це не правда, адже е-черга є лише альтернативою. По-друге, це наша комунікаційна невдача, адже ми ще не змогли пояснити мешканцям, що поважати свій час і не стояти в чергах — це круто. Але ми працюємо над цим.

Електронне звернення до голови — популярний, але і недооцінений інструмент. І знову зізнаюсь в  комунікаційній невдачі: наші мешканці пишуть в мессенджерах, групах у соцмережах свої прохання чи критику, але ми не моніторимо все; замість того просимо писати лише через офіційні канали, щоб питання можна було опрацювати. Поки не зовсім виходить, але то особливість соцмереж.

Сплата податків онлайн — це також про «не стояти в черзі». Завдяки сервісу можна безпечно, зручно і зрозуміло зробити необхідний платіж у місцевий бюджет.

 

Давайте зупинимось на деталях цього інструменту. Як виникла його ідея? Чи складним було впровадження?

Мабуть, це моя невеличка гордість. Я вважаю, що громаду варто розглядати як бізнес. Це може сакрально для когось звучати, але є ж чіткі аналогії: мешканці — клієнти, податки і збори —- дохід громади, апарат сільської ради — команда стартапу, депутати і мешканці — наглядова рада. Нюанс в тому, що дохід дорівнює видаткам, тому чим більше ми заробляємо, тим більше можемо витрачати та інвестувати.

Такий підхід наштовхнув нас до важливого висновку: фізичній чи юридичній особі має бути зручно в громаді. І коли ми кажемо про податки і збори, необхідно розуміти, як їх можна зручно сплатити. У 2020 році це було відділення державного банку і банківські застосунки. Тому на питання «хто подав ідею її впровадження?» відповім, що наше життя. І знову слова вдячності нашому лідеру — голові громади, який повірив в ідею комфортної сплати податків. 

Ідея вже на 99% реалізована: сплата податків і зборів відбувається через сайт громади і термінал самообслуговування. Для організації онлайн-сплати я написав листи в деякі банки та сервіси по онлайн-платежам. Тоді ж проаналізував сайт ЦНАПу в Івано-Франківську, подивився, як там влаштована сплата. Мені надійшла відповідь від одного із сервісів — Portmone. Він був також інтегрований на сайт івано-франківського ЦНАПу. Після – ми приступили до обговорення, підписали меморандум про співпрацю, розробили сторінки, склали довідника послуг і їхніх реквізитів. Після анонсу про запуск мешканці позитивно оцінила такий спосіб оплати. Мої колеги, яких я трішки навчив як користуватися сторінкою, допомагають жителям Лозуватки зі сплатою, що робить процес ще комфортнішим. Отже, проблему з безготівковою оплатою ми вирішили. 

Прямо зараз, коли я про це розповідаю, ми завершили всі процедури по аукціону і разом з переможцем, займаємось встановленням терміналу самообслуговування для готівкового та безготівкового розрахунку. Тому вже в липні і цю проблему вирішимо. Буде комфортно.

Подальший план — розроблення сторінки для мешканців як частини панелі керівника громади чи вебсайту громади, де можна буде ввести номер платника податків і отримати суми до сплати. Там же можна буде сплатити і підписатися на нагадування.

На сайті також наявний сервіс електронних консультацій з громадськістю. Чи користуються мешканці Лозуватки цим інструментом?

Ми шукали зручний онлайн-формат спілкування  з людьми. Зрозуміло, що є фейсбук-сторінка з її коментарями, однак є і проблема — перехід на інші теми, розмови про наболіле, критика, але ніяк не відповіді на поставлені питання. Ми розуміємо нинішні виклики та складнощі населення, але на чітке питання хочеться відповіді по суті.

Засідання Лозуватської сільської ради транслюються в соціальних мережах

Завдяки сервісу ми запустили консультацію з перейменування вулиць і провулків в громаді. Відповідей  було небагато, але обізнаність про саму ініціативу значно виросла. Для наших людей це новинка, і їм цікаво, що ж це таке і як цей канал зв’язку працює. 

 

Чи проводили ви громадський бюджет до повномасштабного вторгнення? 

На жаль, не встигли провести. Зазначу, що сільська рада обговорювала і дійшла до консенсусу в сумі, яка мала би виділитися на громадські проєкти. На старті це була сума в двісті тисяч гривень. Зараз головний виклик — законодавство в умовах воєнного часу і функціонування Державної казначейської служби, яка перераховує кошти. Є гарне передчуття, що в січні 2024 року ми оголосимо дебютний відбір. 

 

Розкажіть більше про чат-бот «Свої». Чому громада вирішила його розробити? Хто цим займався? 

Знаєте, є концепція «держава в смартфоні», тож ​​«громада в смартфоні» — дуже логічне розгалуження цієї візії. Я хочу відмітити роботу обласної адміністрації і нашого CDTO Івана Начовного. Вони роблять велику просвітницьку і управлінську роботу; те, що за рівнем цифровізації Дніпропетровщина є лідером — це їх заслуга. Просвітництво і створення комунікаційних заходів на рівні громад, міжнародних організацій і їх програм в Україні — це якраз історія знайомства нашої громади з Програмою EGAP, що розробляє онлайн-сервіси та інструменти електронної демократії.

Спочатку ми подали заявку на участь, після чого підписали меморандум. Основу чат-боту розробляли спеціалісти Програми. Для наповнення використовували інформацію з сайту громади. Оскільки панель наповнення доволі проста, мені знадобилося усього сім днів для роботи з контентом. Тестували серед працівників сільської ради: загалом 20 осіб з різними пристроями, різної вікової та гендерної категорії. До речі, в нас є певна частина колективу, яка проживає в місті Кривий Ріг, тому вони ще тестували як і гості громади. Для промоції використовували дописи на сайті та в соціальних мережах, QR-коди в комунальних приміщеннях. Загалом, процес впровадження зайняв приблизно півроку. Тепер лише додаємо нову інформацію або інтегруємо нові «фішки» чат-боту від розробників.

В програмі «Громада 4.0» ви працюєте з проєктом панелі керівника. Як виник запит на таку панель?

За два роки роботи я більше став розуміти процеси місцевого самоврядування зсередини, паралельно нотував основні складнощі. Цікаво, що в цих складнощах є певна закономірність: рішення багатьох проблем має буквально один варіант. Саме він допомагає закрити декілька напрямів роботи.

Перший — комфорт працівників. В нашій роботі є величезна кількість інформації на різних носіях, в різних місцях, в різних версіях, в різному стані актуальності. І ось, маємо простий запит: порахувати кількість населення в Лозуватській громаді в цілому і в кожному із тридцяти двох населених пунктів. Такі числа потрібні майже кожному працівнику раз на тиждень. І бажано, щоб то були актуальні числа. Цю інформацію акумулює секретар сільської ради відповідно до свого функціоналу. От і складність: скільки часу треба витрачати секретарю на озвучення такої простої інформації? Досить багато, бо це відволікає, бо не завжди зручно. А якщо я вам скажу, що перелік закладів освіти, медицини, релігії з контактною інформацією теж часто потрібний колегам в роботі? Отже, необхідна публічна загальнодоступна інформація. 

От і другий важливий напрям — відкриті дані. Більшість документів в нашій роботі є публічними. Вони мають зберігатися в адекватному форматі на сайті чи надаватися за запитами. З невеликим доопрацюваннями будь-яка інформація або таблиця може стати таким собі реєстром. Наприклад, разом з секретарем виконавчого комітету ми опрацювали наявну інформацію про квартирну чергу і створили онлайн-таблицю. Доступ на редагування є в мене і неї, а вся громадськість може використовувати у вільному доступі, без жодних запитів. 

Ми вийшли з гіпотез про перевагу перенесення всієї інформації у «хмару» (онлайн-документи) на реальний кейс, коли більшість інформації вже є в електронних таблицях доступними для перегляду. Але ж таких реєстрів десятки чи навіть сотні. На першому етапі ми створили онлайн-документ із посилання на всі інші документи. Звичайно, пересічний працівник знайде все, що треба. На практиці ж керівнику не потрібна вся інформація в детальному вигляді, лише найголовніше. Після багатотижневих консультацій з Віталієм Володимировичем я в голові вже мав прототип. Це була ідея зручного сайта в форматі дашборду — найголовніші цифри, необхідні для роботи. Ми розпочали розроблення вебсайту. Чимало таблиць вже створено, а значить інформація є, і вона буде оновлюватися. 

Ігор та Лозуватський сільський голова Віталій Яценко

Як участь в акселераційній програмі допомагає вам в роботі над інструментом?

На програму ми прийшли з готовим прототипом панелі керівника громади і базою даних у вигляді таблиць. Але це все робилося хаотично поруч із рутинною й основною роботою. Завдяки воркпшопам та лекціям підхід став більш продуктовим. Ми почали розуміти, який ми хочемо результат. 

Так, наприклад, ми розробили покроковий план у вигляді таймлайну і почали працювати по пунктах. Стало більше зрозумілості в наших діях. Творчий хаос — то добре, але не для розроблення подібного продукту, де  задіяні різні люди, різні терміни роботи над інформацією. Це треба контролювати.

Таймлайн розроблення панелі керівника громади

Інший приклад: ми визначилися, що для нас цікавий розділ «Фінанси» в Панелі керівника громади. Фінанси — це про планування, про майбутнє, але зрозумілим текстом. Я з теплотою відношусь до фінансистів і бухгалтерів, але в них ну дуже багато специфічних термінів. Ми хочемо зробити ці показники безбар’єрними й інклюзивними, щоб для людей і для бізнесу була зрозуміла кожна цифра. 

За визначення цих пріоритетів, які прийшли в процесі зустрічей, ми вдячні нашій менторці Алісі Баньковській. Аліса дуже досвідчений спікер, тому слухати її — задоволення. Але вона, вимушений визнати, будувала зустрічі так, що ми частіше були в ролі спікерів. Це гарний підхід і чудовий досвід для нас, бо нам же і презентувати свій проєкт. 

На сайті громади опублікована програма цифрового розвитку на 2023-2025 роки. Які напрями ви вважаєте найбільш пріоритетними? 

Для мене пріоритет — це впровадження політики відкритих даних на рівні громади. Це про прозорість перед нашими людьми та можливість аналізувати інформацію в онлайн-режимі.

Найближчим часом ми посилимо організаційне та методичне забезпечення публічних просторів спрямованих на розвиток громадянського середовища (цифрова освіта, бізнес-центри тощо). Зараз ми плануємо на базі бібліотек створювати робочі місця для навчання роботі в інтернеті і для самостійного навчання на порталі «Дія.Освіта». Навіщо ця вся цифровізація, якщо немає ресурсів та навичок в користуванні такими пристроями.

Попереду важка робота, але це інвестиція, яка 100% буде виправданою.

 

Програма «Акселератор цифрової стійкості Громада 4.0» реалізується міжнародною організацією SocialBoost за підтримки Міністерства цифрової трансформації України та Програми «U-LEAD з Європою».